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octubre 17, 2021

Generación C

by Inkoo

4 escenarios en los que las PyMEs están perdiendo dinero por no usar tecnología para administrar sus facturas

Por Rafael Soto, CEO de Box Factura

Gracias a los cambios en la política fiscal de los últimos 5 años, ha aumentado la complejidad en el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Para las empresas, esto ha ocasionado que los costos administrativos suban. Las compañías se ven forzadas a dedicar cada día más tiempo y recursos humanos en administración y contabilidad para realizar las tareas que permitan un adecuado cumplimiento y minimizar los errores que conducen a tener que pagar multas.

Las empresas grandes pueden pagar esta nómina, los microempresarios ciertamente no. Para ellos, el costo promedio es de 8 a 20 horas por mes para realizar el reporte de movimientos, una información que resulta vital para el contador. Invertir este tiempo significa que las PyMES pueden estar gastando entre $13,000 y $28,000 pesos cada año solo si se suman las horas que sus empleados clave destinan a cuestiones fiscales, contables o administrativas.

Muchos CEOs y CFOs de las PyMEs no están dispuestos a malgastar el tiempo de sus colaboradores de esta manera y contratan a un contador externo, lo que siempre implica un costo adicional: se paga un costo extra del 35% al 45% en los honorarios de dicho contador, debido al tiempo que este invierte en ordenar todo el papeleo.

La situación se complica en las PyMEs cuando no adoptan soluciones de automatización ya que se ven obligadas a tener un empleado de nivel administrativo encargado de realizar validaciones de facturas, de una por una. De acuerdo con estudios recientes de Box Factura sabemos que en promedio los departamentos contables son 35% más grandes de lo que deberían de ser si implementaran tecnologías para administrar la documentación fiscal.

Desafortunadamente hay empresas que siguen viviendo en el pasado, la tecnología ya nos ayuda a ahorrar dolores de cabeza cuando se trata de comprobaciones de gastos del personal: sin una plataforma adecuada, corroborar que los gastos se hayan realizado correctamente, que tengan una factura real, y la misma haya sido generada como debe ser se vuelve un problema monumental.

Veamos algunos ejemplos típicos que ilustran claramente la gravedad de esta problemática:

Caso 1:

Un contador externo maneja todo lo administrativo, solo pide que su cliente, el Emprendedor A, le envíe todas las facturas que recibe a un correo asignado.

El costo adicional puede incrementarse un 45%, por el trabajo extra que implica dar un orden a los documentos y verificar cada factura, lo tiene que realizar el contador. Si el cobro de su servicio era de $2,000, le estará cobrando $900 pesos adicionales por mes. 

En este tipo de escenarios es común que los microempresarios no se den cuenta de cuando le emiten incorrectamente una factura. Los costos por no acreditar IVA podrían ser de $9,800 en promedio por año, más multas y recargos que llegaran a proceder.

Caso 2:

El Microempresario B, con ingresos de $15,000 pesos por mes dedica en promedio 6 a 8 horas por mes para realizar el reporte de contabilidad para entregárselo a su contador. Si consideramos que su ingreso por hora es de $85, entonces estaría dejando de percibir hasta $680 por mes, o $8,160 por año.

Además de que normalmente va a recibir facturas que no va a poder deducir, lo que va a aumentar la pérdida a más de $10,000 por año.

Caso 3:

La Empresa C trabaja con grandes marcas realizando eventos, no es raro para ellos contratar a proveedores y pagar montos de $100,000 a $500,000 en una exhibición. Ellos manejan un proceso de cuentas por pagar, lo que significa que van a requerir complementos de pago.

Un complemento de pago emitido incorrectamente ocasionará que el gasto no pueda ser deducido. Esta empresa típicamente pierde la deducción de sus gastos en 8 a 13 facturas por año, que se traduce a perder acreditación de IVA por $180,000, más cargos y multas que pudieran proceder.

Caso 4:

La Empresa D, con una plantilla de 50 empleados viaticantes (vendedores, consultores e implementadores) constantemente viajando por todo el país. La empresa ha contratado a 3 personas de tiempo completo para la administración y el control de los gastos de viaje.

A pesar de tener estas personas enfocadas únicamente, la revisión manual ocasiona problemas; en promedio enfrenta pérdidas cada mes de $800 pesos por viaticante en gastos que no van a poder ser comprobados y en gastos que administrativamente se reembolsaron doble.

Esta empresa está perdiendo cada año $492,000 y está invirtiendo otros $432,000 en la nómina anual de estos tres administrativos.

¿Cuáles son las ventajas que brinda a las empresas usar una plataforma tecnológica para gestionar facturas?

El CFDI es una caja negra: un artefacto que requiere conocimientos no solo en contabilidad, sino también en computación. Se necesita una solución que permita trabajar con el CDFI y abrir esta caja negra (XML).

Herramientas como Box Factura permite abrir esta caja negra para trabajar con información real, manteniendo al tanto a los usuarios del estatus de su factura: ¿es el RFC correcto, está vigente ante SAT, tiene la forma, método de pago y uso de CFDI requerido? Esto nos ayuda a saber, al instante, si vamos a poder deducir este gasto.

También protege al usuario de una forma proactiva: ¿esta factura fue recibida, pero es duplicada? Entonces no es deducible. Fue recibida pero está cancelada: de igual forma se le notifica.

Además cuenta con soluciones más avanzadas, para PyMEs y empresas grandes: portal de proveedores, análisis de nómina, plataformas personalizadas de viáticos, bóveda digital e instalación on-premise.

La tecnología permite contar con servicios que funcionan periódicamente, como descarga masiva, revisión de cancelaciones y de proveedores en lista negra, que no sólo centralizan la información, sino que son automáticas. El objetivo es que el usuario, sea contador, directivo, administrativo o vendedor, todos los días se levante con toda la información que debe saber. Si la información va y nos busca a nosotros, vamos a ser más eficientes que si nosotros vamos a ir a buscarla.